Gizlilik politikası

Veri sorumlusu

Wellbees Events platformu Actifit Spor ve Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. A.Ş. tarafından işletilir. KVKK kapsamında veri sorumlusu Actifit Spor ve Sağlık Hizmetleri San. ve Tic. A.Ş.'dir (bu metinde "Wellbees" ya da "biz"). Bu metinle ilgili sorularınız ve başvurularınız için events@wellbees.co adresine yazabilirsiniz.

Bu metin kimleri kapsar

• Sitemizi ziyaret edenler,
• Şirketi adına hesap açan ya da bir şirket hesabına davet edilen kullanıcılar,
• Şirketlerin etkinliklerine katılımcı olarak eklenen, şirketin paylaştığı kayıt bağlantısıyla bir etkinliğe kaydolan ya da etkinlik sonrası anketimizi cevaplayan kişiler,
• Bize e-postayla ya da sitedeki formlarla ulaşan kişiler.

Hangi verileri işliyoruz

• Hesap bilgileri: adınız, soyadınız, e-posta adresiniz, şirketinizin adı, şirketteki rolünüz (sahip, yönetici, finans ya da kullanıcı), dil tercihiniz ve isteğe bağlı olarak telefon numaranız. Şifreniz tek yönlü olarak özetlenip saklanır; biz dahil kimse onu okuyamaz.
• Google ile giriş: Google hesabınızla giriş yaparsanız Google'ın bizimle paylaştığı adınız, e-posta adresiniz ve profil fotoğrafınızın bağlantısı.
• Talep, teklif ve rezervasyon bilgileri: seçtiğiniz etkinlikler ve seçenekler, tarih tercihleriniz, kişi sayısı, etkinliğin yapılacağı adres, kat ve giriş notları, iletişim kişisinin adı, e-postası ve telefonu, talebinize eklediğiniz notlar.
• Ödeme ve fatura bilgileri: ödeme tutarları, ödeme yöntemi ve durumu, ödeme kuruluşunun verdiği işlem numaraları, havale referansları ve fatura numaraları. Kart bilgileriniz ödeme kuruluşu iyzico'nun sayfasına girilir; kart numaranızı görmeyiz ve saklamayız.
• Katılımcı bilgileri: şirketinizin bir etkinliğe eklediği katılımcıların adı soyadı ve e-posta adresi; katılımcının kendisinin bildirdiği katılım cevabı, beslenme tercihi (vegan, vejetaryen, glütensiz, helal ya da alerji) ve notu.
• Kayıt bağlantısıyla kayıt: şirketinizin paylaştığı bağlantıyla bir etkinliğe kaydolurken verdiğiniz ad soyad ve e-posta adresi ile adresin doğrulandığı zaman.
• Anket cevapları: etkinlik sonrası anketteki puanınız, tavsiye cevabınız, seçtiğiniz etiketler ve yorumunuz. Ankete katılıp katılmadığınız kaydedilir; cevaplarınız ise adınızla ya da e-posta adresinizle birlikte saklanmaz.
• Talepler ve yazışmalar: Mutluluk Garantisi ve iptal talepleriniz, geri bildirimleriniz ve bize yazdığınız e-postalar.
• E-posta gönderim kayıtları: size gönderdiğimiz e-postaların türü, zamanı ve iletim durumu; bildirim e-postalarından çıkan adresler, bir daha gönderim yapmamak için.
• Güvenlik kayıtları: şifre sıfırlama isteklerinde kötüye kullanımı önlemek için e-posta adresinin tek yönlü bir özeti.
• Site kullanımı: aşağıdaki "Site ziyaretleri ve teknik ölçümler" bölümünde anlatılan, kişiye bağlanamayan kayıtlar.
• Asistan sohbetleri: yapay zekâ asistanına yazdığınız mesajlar, asistanın cevapları ve asistanın cevap için okuduğu bilgiler; ayrıntısı aşağıdaki "Yapay zekâ asistanı" bölümünde.

Beslenme tercihlerindeki alerji, glütensiz ve helal seçenekleri sağlık ya da inançla ilgili bilgi verebildiği için KVKK'da özel nitelikli kişisel veri sayılır. Bu bilgileri vermek isteğe bağlıdır ve yalnız katılımcının kendisi verir. Onları yalnız etkinlikteki yiyecek ve içecek hazırlığı için kullanırız ve yalnız bu hazırlığı yapan ekiple ya da uzmanla paylaşırız.

Verileri hangi amaçlarla işliyoruz

• Hesabınızı açmak, kimliğinizi doğrulamak ve şirket hesabını yönetmek,
• Etkinlik taleplerini almak, teklif hazırlamak, rezervasyonları ve tarihleri planlamak,
• Etkinliği uzmanlarımızla birlikte hazırlamak ve gerçekleştirmek; katılımcı listelerini, katılım cevaplarını ve hatırlatmaları yönetmek,
• Ödemeleri almak, kredi bakiyesini tutmak, faturalandırmak ve iade etmek,
• Hizmetle ilgili bildirimleri ve işlem e-postalarını göndermek,
• Etkinlik sonrası memnuniyeti ölçmek ve Mutluluk Garantisi taleplerini değerlendirmek,
• Destek taleplerini cevaplamak; yapay zekâ asistanıyla sorularınızı cevaplamak ve ekibimize yazmanız için taslak hazırlamak,
• Sitenin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı önlemek ve hataları gidermek,
• Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve yetkili kurumların taleplerini karşılamak.

Hukuki sebepler

Kişisel verilerinizi KVKK'nın 5. maddesinde sayılan şu hukuki sebeplere dayanarak işleriz:

• Bir sözleşmenin kurulması ya da ifasıyla doğrudan ilgili olması (hesap, talep, rezervasyon, ödeme ve etkinliğin sunulması),
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi ve hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmemiz için zorunlu olması (örneğin vergi ve ticaret mevzuatındaki kayıt ve saklama yükümlülükleri),
• Bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için zorunlu olması,
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması (örneğin sitenin güvenliği, hataların giderilmesi ve hizmetin iyileştirilmesi).

Özel nitelikli kişisel verileri (beslenme tercihlerindeki sağlık ya da inançla ilgili bilgiler) KVKK'nın 6. maddesindeki şartlara uygun olarak işleriz.

Verileri kimlerle paylaşıyoruz

• Hizmet sağlayıcılarımız: sitenin barındırılması (Vercel), veritabanı ve kimlik doğrulama (Supabase), e-posta gönderimi (SendGrid), kartla ödeme (iyzico) ve yapay zekâ asistanının cevaplarının üretilmesi (Anthropic). Bu sağlayıcılar verileri yalnız bizim adımıza ve hizmeti sunmak için işler.
• Google: yalnız Google ile giriş yapmayı seçerseniz, girişin gerçekleşmesi için.
• Etkinliği sunan uzmanlar ve iş ortakları: etkinliğin hazırlanması için gereken kadarı (örneğin tarih, adres, kişi sayısı ve beslenme tercihleri).
• Şirketinizin yetkilileri: şirket hesabınızın sahibi ve yöneticileri, şirketin etkinliklerindeki katılımcı listesini ve katılım cevaplarını görebilir.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: kanunların gerektirdiği hâllerde.

Barındırma, veritabanı ve e-posta hizmet sağlayıcılarımızın sunucuları yurt dışında bulunabilir; asistana gönderilen bilgiler Anthropic'in yurt dışındaki sunucularında işlenir. Bu durumlarda kişisel verileriniz KVKK'nın 9. maddesine uygun olarak yurt dışına aktarılır.

Kişisel verilerinizi satmayız ve reklam amacıyla kimseyle paylaşmayız.

Verileri nasıl topluyoruz

Verilerinizi sitedeki kayıt, talep, katılım ve anket formlarına girdiğiniz bilgilerden; Google ile giriş yaptığınızda Google'dan; şirketinizin yetkililerinin eklediği katılımcı listelerinden; bize gönderdiğiniz e-postalardan, asistana yazdığınız mesajlardan ve siteyi kullanırken tarayıcınızın gönderdiği teknik bilgilerden, elektronik ortamda otomatik ya da kısmen otomatik yollarla topluyoruz.

Ne kadar süre saklıyoruz

Kişisel verilerinizi, işlendikleri amaç için gereken süre boyunca saklarız:

• Hesap bilgilerini, hesabınız açık olduğu sürece,
• Sözleşme, ödeme ve fatura kayıtlarını, vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü süreler boyunca,
• Talep, rezervasyon ve katılımcı bilgilerini, etkinlik ve sonrasındaki hizmetler (anket, Mutluluk Garantisi, iptal ve iade) için gerektiği sürece,
• Asistan sohbetlerini, siz silene kadar (şimdilik bir süre sınırı yoktur); asistanın günlük sınırları için tutulan anları, yalnız son 24 saati saymaya yetecek kadar,
• Site ziyaret ve teknik ölçüm kayıtlarını, kişiye bağlanamadıkları için süresiz.

Süre dolduğunda ya da işleme sebebi ortadan kalktığında verileriniz silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.

Site ziyaretleri ve teknik ölçümler

Ziyaretlerin sayılması. Wellbees Events, sitenin nasıl kullanıldığını anlamak için ziyaretleri kendi sistemiyle, üçüncü taraf bir analitik hizmeti kullanmadan sayar. Her tarayıcı sekmesi için rastgele bir oturum numarası üretilir. Bu numara tarayıcının oturum belleğinde tutulur ve sekme kapandığında silinir; çerez kullanılmaz. Bu oturum için yalnız şunlar kaydedilir: siteye hangi kanaldan gelindiği (bağlantıdaki kampanya etiketleri ve gelinen sitenin yalnız alan adı), girilen ilk sayfa ve ziyaret sırasındaki adımlar (görüntülenen sayfa, incelenen etkinlik, bir etkinliğin kaydedilmesi, rezervasyon panelinin açılması, talep ya da satın alma). Bu ziyaret kaydında IP adresi, tarayıcı ya da cihaz bilgisi, hesap bilgisi ve adreslerin sorgu kısmı kaydedilmez. Bu nedenle kayıtlar bir kişiye bağlanamaz. Tarayıcısında "izlenmek istemiyorum" (Do Not Track) ya da Global Privacy Control ayarı açık olan ziyaretçiler ve Wellbees çalışanları sayılmaz. Kayıtlar yalnız Wellbees ekibinin iç raporlarında toplu sayılar olarak kullanılır ve süresiz saklanır.

Sitenin teknik sağlığının ölçülmesi. Aynı oturum numarasıyla, sitenin tanıtım sayfalarında (ana sayfa, etkinlik kataloğu ve etkinlik sayfaları, hakkımızda, abonelik) iki tür teknik kayıt daha tutulur: sayfanın ne kadar hızlı yüklendiği ve tepki verdiği (yükleme, etkileşim, düzen kayması ve sunucu yanıtı süreleri) ve tarayıcıda oluşan yazılım hataları. Hata kaydında hatanın metni ve hatayı veren dosyanın adı tutulur; metin saklanmadan önce kısaltılır, içindeki e-posta adresleri, uzun sayılar, kimlikler ve adreslerin sorgu kısmı silinir. Bu kayıtlar için tarayıcının yalnız genel türü (Chrome, Safari, Firefox, Edge, Samsung Internet ya da diğer) ve cihazın sınıfı (mobil, tablet ya da masaüstü) kaydedilir; bu bilgi tarayıcının içinde belirlenir ve tarayıcının tam tanıtım bilgisi, sürümü, IP adresi, çerez ya da hesap bilgisi gönderilmez. Bu nedenle bu kayıtlar da bir kişiye bağlanamaz. Aynı kurallar geçerlidir: "izlenmek istemiyorum" (Do Not Track) ya da Global Privacy Control ayarı açık olan ziyaretçilerden ve Wellbees çalışanlarından ölçüm alınmaz. Kayıtlar yalnız sitedeki hataları ve yavaşlıkları bulup gidermek için Wellbees ekibinin iç ekranında toplu olarak kullanılır ve süresiz saklanır.

Yapay zekâ asistanı

Wellbees Events'teki asistan; etkinlikler, fiyatlar, rezervasyonlarınız ve iptal koşulları hakkındaki sorularınızı cevaplayan bir yapay zekâ asistanıdır. Yalnız giriş yapmış kullanıcılar kullanabilir. Asistanın cevaplarını Anthropic'in yapay zekâ modeli üretir; Anthropic bu bilgileri bizim adımıza ve cevabı üretmek için işler.

Asistana bir soru sorduğunuzda Anthropic'e şunlar gönderilir:

• Yazdığınız mesaj, aynı sohbetteki önceki mesajlarınız ve asistanın önceki cevapları,
• Soruyu sorduğunuz sayfanın adı ve adresi, sitenin dili ve günün tarihi; bir etkinlik kartından sorduysanız o etkinliğin adı; asistanla birlikte seçtiğiniz arama ölçütleri,
• Asistanın cevap için sizin yetkinizle okuduğu bilgiler: etkinliklerin bilgileri ve fiyatları; şirketinizin rezervasyonlarının etkinlik adı, tarihi, yer türü, kişi sayısı ve durumu; iptal ve tarih değişikliği koşulları ile iade tutarı,
• Sizi tanıtmak için yalnız rastgele bir kullanıcı numarası. Adınız, e-posta adresiniz ve şirketinizin adı ayrıca gönderilmez.

Mesajlarınız olduğu gibi gönderilir; bu yüzden asistana kişisel veri yazmamanızı rica ederiz. Asistan sizin hakkınızda bir karar vermez; rezervasyon yapmaz, tarih değiştirmez, iptal etmez ve sizin adınıza e-posta göndermez.

Saklama. Sohbetleriniz (mesajlarınız, asistanın cevapları ve asistanın okuduğu bilgiler), geçmiş sohbetlerinizi yeniden açabilmeniz için hesabınızda saklanır. Bir sohbeti asistanın geçmiş panelinden sildiğinizde bütün mesajlarıyla birlikte silinir. Silmediğiniz sohbetler için şimdilik bir saklama süresi yoktur. Günlük soru sınırı için yalnız soru sorduğunuz an kaydedilir; sorunun metni bu kayıtta yoktur. Bu kayıt yalnız son 24 saatteki soruları saymak için kullanılır; 24 saatten eski kayıtlarınız bir sonraki sorunuzda silinir.

Ekibe e-posta. Ekibimize yazmanız gerektiğinde asistan bir e-posta taslağı hazırlar. Taslağı düzenleyip kendiniz gönderirseniz e-posta events@wellbees.co adresine gider; yanıt adresi hesabınızın e-posta adresidir ve içeriği kartta gördüğünüz metindir. Gönderim SendGrid ile yapılır. Gönderdiğiniz e-postanın kendisi sitede saklanmaz (asistanın hazırladığı taslak sohbetin parçası olarak saklanır); günlük gönderim sınırı için yalnız gönderdiğiniz an kaydedilir; 24 saatten eski kayıtlarınız bir sonraki gönderiminizde silinir.

Çerezler ve tarayıcıda saklanan bilgiler

Sitemiz reklam ya da üçüncü taraf takip çerezi kullanmaz. Tarayıcınızda yalnız siteyi çalıştırmak ve tercihlerinizi hatırlamak için gereken şu bilgiler saklanır:

Oturum depolamasındaki bilgiler sekme kapandığında silinir. Bu bilgilerin hepsini tarayıcınızın ayarlarından silebilirsiniz; site çalışmaya devam eder, yalnız ilgili tercih hatırlanmaz ya da yeniden giriş yapmanız gerekir. Bölge çerezi silindiğinde takvim varsayılan bölgeyi (giriş yapmış müşteriler için şirketin kayıtlı bölgesini) gösterir.

Verilerinizi nasıl koruyoruz

Siteyle tarayıcınız arasındaki bütün trafik şifrelidir. Veritabanında her kullanıcı yalnız kendi şirketinin kayıtlarına erişebilir; Wellbees çalışanlarının erişimi görev rolleriyle sınırlıdır. Şifreler özetlenerek saklanır, kart bilgileri ödeme kuruluşunda kalır.

Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca bize başvurarak şu haklarınızı kullanabilirsiniz:

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi isteme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK'nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini ya da yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme ya da yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• yalnız otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini isteme.

Başvuru

Başvurularınızı, sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden events@wellbees.co adresine gönderebilirsiniz. Başvurunuzda Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'de sayılan bilgiler (adınız, soyadınız, kimlik numaranız, adresiniz, iletişim bilginiz ve talebiniz) yer almalıdır.

Başvurunuzu en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği tarifedeki ücret alınabilir.

Bu metindeki değişiklikler

Bu metni, işlediğimiz veriler ya da yöntemlerimiz değiştiğinde güncelleriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfadadır ve sürüm numarası ile yürürlük tarihi sayfanın başında yazar. Önemli değişiklikleri sitede ya da e-postayla duyururuz. Platformu kullanırken geçerli olan kurallar Kullanım Koşulları sayfasındadır.